Aplicação do Código de Classificação de Arquivo
A classificação de arquivos é essencial na gestão completa e na verificação das informações. Através dela, as rotinas relacionadas a cada órgão e os procedimentos auxiliam na aplicação e consequente eficiência no arquivamento das informações. Por meio da classificação e arquivamento de documentos entende-se o funcionamento dessa técnica.
Classificação de documentos
A classificação deverá ser feita por servidores qualificados e estes deverão executar dois passos:
- Estudo: análise e leitura dos documentos de forma a detectar por qual assunto serão classificados.
- Codificação: inserir o código referente ao assunto escolhido.
Como proceder na classificação?
Primeiro, é recebido um documento para análise, após a leitura é extraído o assunto principal e outros assuntos relacionados ao conteúdo. Dentro da tabela de classificação, descubra qual o código que pertence o assunto escolhido. No primeiro documento, escreva o código selecionado e preencha a Folha de Referência. Veja o modelo a seguir:
Extraído do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública (Conarq 2001)"
Caso encontre algum outro documento para anexar, não esqueça de escrever o código correspondente, em cada documento anexado.
Arquivamento de documentos
Na parte do arquivamento e após a sua classificação, há os seguintes passos que devem ser obedecidos:
- Inspeção: é feito uma verificação do documento, constatando se o assunto, os anexos e classificação está correta ou deverá ser alterada.
- Ordenação: os documentos são ordenados de acordo com os assuntos em comum. Com esse passo, faz-se a verificação dos erros, afim de minimizá-los, e também, organizando-os e facilitando o arquivamento.
Depois dessa última fase, os documentos com mesmo código serão agrupados em dossiês com capas e prendedores específicos que farão referência ao código, o assunto e, se preciso, nome, órgão, firma ou lugar. Esses dados estarão na capa para facilitar a identificação dos documentos. Apenas, os processos e os volumes não serão incluídos dentro do dossiê. Todos esses elementos serão colocados em caixas ou pastas.
Com isso o processo terá maior eficiência e produtividade, pois haverá a diminuição do número de pastas com dossiês correspondentes no mesmo local. Outro benefício é a organização interna da pasta, inserindo o nome da pessoa, do órgão, firma ou lugar a que o documento se refere.
- Arquivamento: após a classificação total do documento, ele é colocado dentro de uma pasta suspensa, caixa ou prateleira. Obs.: Cuidado ao guardar um documento, pois se feito errado será mais difícil localizá-lo.
Como proceder no arquivamento?
Encontre documentos relacionados ao assunto, agrupe-os e coloque-os em ordem cronológica decrescente, sempre insira a data mais recente primeiro.
Para os documentos que não estão agrupados em um mesmo assunto ou não possuem relação com nenhum, adote como critério a ordem cronológica, alfabética, geográfica etc. e forme dossiês.
Veja se há cópias, deixe a original e exclua as outras. Se não houver original, fique apenas com uma cópia. Atente-se ao inserir os documentos nas capas apropriadas, exceto os volumes e processos que devem permanecer soltos na pasta para facilitar o manejo deles.
- Retirada e Controle: nessa fase os documentos são retirados do arquivo para empréstimo, esclarecimento de informações ou para realizar uma juntada (termo jurídico que se refere a anexação ou inclusão de um documento num processo em andamento).
Para que haja uma retirada, é necessário haver um recibo de empréstimo com todos os dados referentes ao documento, assim como as datas de saída e devolução. O objetivo é controlar o prazo de saída dos documentos e verificar a frequência em que ele é utilizado. O recibo funciona como comprovante de localização do arquivo, pois ele deverá ter duas vias, a 1ª estará dentro da pasta a qual o documento foi retirado. Após a devolução, deverá ser excluído. A 2ª via será anexada em um fichário, em ordem cronológica, afim de controlar e cobrar após o vencimento do prazo de entrega.
Extraído do texto "Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública" (Conarq 2011)
