Manual de Redação da Presidência

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O Padrão Ofício

São três os tipos de expedientes que se diferenciam, primeiramente pela finalidade, e depois pela forma: o ofício, o aviso e o memorando. Para criar um modelo uniforme deles, pode-se adotar um único formato de diagramação; a esse padrão, dá-se o nome de padrão ofício.

Partes do documento no Padrão Ofício

Algumas partes devem estar contidas, igualmente, no aviso, ofício e o memorando. São elas:

Seguido da sigla do órgão que o expede, devem constar o tipo e o número do expediente.

Exemplos:

Mem. 123/2002-MF

Aviso 123/2002-SG

Of. 123/2002-MME

Com alinhamento à direita, deve constar, por extenso, o local e a data em que o documento foi assinado.

Exemplo:

Brasília, 15 de março de 2012.

O resumo do que será tratado no documento deverá ser colocado em assunto.

Exemplo:

Assunto: Produtividade do órgão em 2012.

Destinatário: deve conter o nome e o cargo da pessoa a quem se destina a comunicação. Nos ofícios, deve-se incluir o endereço.

Texto: As situações que não forem um simples encaminhamento de documentos, o expediente deve conter estruturas como: introdução (assunto que motiva a comunicação, com emprego da forma direta e evitando termos como “tenho a honra de”, “tenho prazer de”); desenvolvimento (detalhamento do assunto, com as ideias separadas por parágrafos distintos, permitindo maior clareza); e conclusão (reafirmação ou reapresentação da posição sobre o assunto).

Os parágrafos devem ser numerados, exceto quanto estiverem organizados em itens, títulos e subtítulos.

Quando a situação for de encaminhamento de documentos, a estrutura deve conter: introdução (inicia-se com uma referência ao expediente que fez a solicitação do encaminhamento, ou com a informação do motivo da comunicação, que no caso seria encaminhar. Em seguida, adicionar os dados completos do documento, como o tipo, data, origem ou signatário e o assunto abordado.); e desenvolvimento (espaço onde se encontra algum comentário do autor da comunicação, a respeito do documento encaminhado. Caso não haja comentários, não há parágrafos de desenvolvimento).

Exemplo:

Em resposta ao Aviso nº12, de 1º de fevereiro de 2011, encaminho, anexa, cópia do Ofício nº34, de 3 de abril de 2010, no Departamento Geral de Administração, que trata da requisição do servidor Fulano de Tal.”

fecho: utiliza-se para arrematar o texto e saudar o destinatário. O documento deve conter assinatura e identificação do cargo daquele que o emite. Existem dois tipos de fechos diferentes para as diversas modalidades do texto oficial.

Exemplo:

Respeitosamente. (deve ser usado para destinatários como autoridades superiores, incluindo o Presidente da República);

Atenciosamente. (deve ser utilizado para destinatários como autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior).

Assinatura e identificação do autor da comunicação (com exceção dos comunicados assinados pelo Presidente da República, todas as outras devem conter um espaço, abaixo do local da assinatura, para o nome e o cargo da autoridade que as emite.)

Exemplo:

(espaço para assinatura)

NOME COMPLETO

Ministro da Secretaria de Aviação Civil

Forma de Diagramação

Os documentos que seguem a linha do Padrão Ofício devem ser apresentados dentro de alguns parâmetros, como:

Utilização da fonte Times New Roman, tamanho 12 no texto geral, 11 nas citações e 10 quando houver notas de rodapé;
Permite-se a utilização das fontes Symbol e Wingdings para os símbolos não existentes na fonte Times New Roman;
A partir da segunda página do documento oficial, é obrigatório inserir número da página no restante;
Utiliza-se “margem espelho” para a impressão de ofícios, memorandos e anexos, ou seja, impressão em ambas as faces do papel, e margem esquerda e direita com distâncias invertidas nas páginas pares;
Os parágrafos devem ser iniciados a 2,5 cm de distância da margem esquerda;
Delimita-se, no mínimo, 3,0 cm de largura para o campo destinado à margem lateral esquerda;
Destina-se um espaço de 1,5 cm para a margem lateral direita;
Os textos deve conter espaçamento simples entre as linhas, e de 6 pontos entre os parágrafos. Caso o editor de texto não tenha recursos para essas configurações, o ideal seria de uma linha em branco entre os parágrafos;
Evitar o abuso de negrito, itálico, sublinhado, maiúsculas, sombra, relevo, bordas, ou excessos de formatação que prejudiquem a clareza e elegância do documento;
A tinta preta deve ser usada para impressão, sempre no papel branco. Impressão colorida somente nos casos de gráficos e ilustrações;
Papel de tamanho A-4 para as impressões de todos os tipos de documentos do Padrão Ofício;
De preferência, utiliza-se o formato de arquivo Rich Text para os documentos de texto;
Na medida do possível, os documentos elaborados devem ser preservados como arquivo de texto, para que outras pessoas possam consultar ou aproveitar trechos, posteriormente;
O nomeação do arquivo deve seguir um determinado padrão, para facilitar sua localização;

Exemplo:

tipo do documento + número do mesmo + palavras-chave do conteúdo

“Of 123 – produtividade ano 2012”