OGerenciamento de Projetos é uma área da Administração que foi formalizada apenas na década de 60, época em que as organizações reconheceram a importância de um trabalho organizado para projetos. Essa área representa um grande desafio atual para as mudanças que ocorrem no mundo.

Quando um gestor conhece e entende o que é um projeto existe a confiança de um gerenciamento planejado e profissional.

O PMI – Project Management Institute, cujo fundador Jim Snyder foi um dos cinco profissionais a discutir sobre o gerenciamento dos projetos da NASA, é uma das principais instituições relacionadas ao gerenciamento de projetos. Os profissionais da área são orientados pelo código de ética e de conduta profissional, tornando-a mais confiável e respeitada. De acordo com o Guia PMBOK, produzido pela PMI, um manual que contém um conjunto de normas para os profissionais dessa função:

“ um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”.

Geralmente, os projetos tem data de início e fim, assim como prazos e metas que devem ser cumpridos. Mas, isso não é uma regra, pois seus resultados foram feitos para durar anos. Um exemplo de projeto, pode ser antigo, como as pirâmides do Egito (2780 a.C.) ou recente, como a construção de Brasília. Há projetos menores como campanhas para cargos políticos, construção de edifícios, organizar festa de casamento, planejamento para passar no concurso público, etc. Cada projeto é único, apesar de alguns seguirem os mesmos elementos, sempre terão sua singularidade. Projetos criam:

 

Objetivo do Gerenciamento de Projetos

O gerenciamento de projetos tem por objetivo administrar adequadamente as atividades do projeto, por meio de habilidades, conhecimentos, técnicas e instrumentos eficazes para o seu sucesso. Esse gerenciamento é feito por meio de 42 processos agrupados em 5 grupos:

Dentro disso, é necessário verificar e detectar os requisitos, os desejos, os anseios, as preocupações dos membros durante a realização, assim como analisar as limitações divergentes do projeto. Essas restrições serão identificadas pelos gestores. A medida que o projeto for evoluindo é possível ter mais detalhes sobre ele afim de melhorá-lo.

 

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Empresas sujeitas a um ambiente competitivo, consequentemente passarão por mudanças grandes e rápidas. Elas precisam estar prontas para inovar os seus projetos. Isso é feito por meio de um gestor que tenha atitude, conhecimento e prática sobre a sua profissão.

 

Tipos de Gerenciamento

As empresas, geralmente, de grande porte fazem o gerenciamento de programas, gerenciamento de portfólios e escritório de projetos (logo mais, veja como funciona esses tipos de gerenciamento). Para isso, os gerentes trabalham numa hierarquia:

Gerenciamento de Portfólios

Nesse gerenciamento é feito a junção de projetos ou programas e outros procedimentos com o objetivo de atingir a eficácia no gerenciamento e os resultados esperados da estratégia empresarial. Esses projetos ou programas podem não ser dependentes entre si, mas interagem em prol da organização. O gerenciamento de portfólios possui etapas que fazem com que eles atinjam os objetivos estratégicos da organização, bem como a alocação de recursos.

Gerenciamento de Programas

São grupos de projetos relacionados e coordenados adequadamente que não teriam os mesmos benefícios e controle se fossem gerenciados individualmente. Quando trabalha-se com o gerenciamento de programas sempre haverá projetos dentro dele, mas não necessariamente, um projeto fará parte de um programa. No programa, os projetos estarão relacionados aos resultados e a capacidade do conjunto. Assim, os projetos estarão em ações interdependentes que podem ser a resolução de limitações e conflitos dos recursos que prejudicarão o trabalho, o alinhamento das estratégias organizacionais que podem atingir os objetivos e a resolução dos problemas com a estrutura de liderança compartilhada.

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Os projetos são feitos, geralmente, em busca de atingir os objetivos estratégicos de uma organização. Eles obedecem os planos estratégicos que são: procura por parte do mercado consumidor, oportunidade/necessidade estratégica do negócio, pedido do cliente, mudanças na tecnologia, exigências legais. Tanto gerenciamento de programas, quanto portfólios estão baseados em um planejamento estratégico.

 

Escritório de Projetos (Project Management Office, PMO)

É o local ou a pessoa responsável por fazer o gerenciamento concentrado e corretamente coordenado dos projetos. Os projetos gerenciados pelo PMO sempre serão gerenciados em conjunto. As funções do PMO variam, sendo tanto de suporte a gestão de projetos, quanto a total gestão do mesmo.

O principal objetivo do PMO é dar apoio aos gerentes de projetos ajudando-os no gerenciamento de recursos de todos os projetos, definir as melhores técnicas para gerenciar, fazer uma total supervisão, monitorar de acordo com a política organizacional, bem como desenvolver e gerenciar as documentações e políticas relacionadas ao projeto, além de organizar um sistemas eficaz de comunicação entre projetos e outros. Apesar de existir um apoio, há diferenças entre as funções que o gerente de projetos e o PMO executam.

 

Pessoas Envolvidas no Projeto (stakeholders)

As pessoas envolvidas são todas as pessoas ou empresas que estejam participando do projeto ou aquelas cujos interesses são prejudicados pela execução ou término deste, seja por um aspecto positivo ou negativo. A equipe de gerenciamento é responsável por identificar essas pessoas, afim de conhecer as exigências e expectativas do projeto. Já o gerente de projetos será o responsável em lidar com as pessoas interessadas. As pessoas interessadas são:

Clientes/usuários internos ou externos

Aqueles que utilizam o produto, serviço ou resultado do projeto. Podem ser os fornecedores, profissionais, aqueles que usarão diretamente o produto ou serviço, etc.

Patrocinador

Responsável por garantir os recursos financeiros para o desenvolvimento do projeto. Ele tem a função de encaminhar os assuntos que estão acima do nível do gerente de projetos para os superiores. Auxilia, também, em mudanças que aconteçam no projeto, bem como em seu desenvolvimento.

Gerentes de portfólios/comitê de análise de portfólios

São gerentes que farão a coordenação de um conjunto de programas ou projetos que possuem ou não uma correlação. Nos comitês participam, geralmente, os executivos da empresa que são responsáveis por analisar e escolher projetos.

Gerentes de Programas 

São gerentes que fazem uma administração coordenada do projeto, ao contrário do gerenciamento individual. A função deles é dar o auxílio e aconselhamento para os gerentes de projetos.

Escritório de Projetos 

É o local ou a pessoa responsável por fazer o gerenciamento concentrado e corretamente coordenado dos projetos. Ele pode ter a função de dar apoio ao gerenciamento ou fazer o próprio gerenciamento do projeto. Ele será uma parte interessada caso houver uma função de autoridade indireta ou indiretamente do projeto.

Gerentes de Projetos

São aqueles que trabalham na busca dos objetivos do projeto. Deve ter Competências Gerenciais e entender como funciona não só o projeto como um todo, mas a organização.

Equipe de Projeto

São um grupo de pessoas com conhecimento e habilidades específicas e diferentes que farão parte da equipe de gerenciamento (alguns membros não estarão diretamente envolvidos no projeto) e, também, o gerente de projetos.

Gerentes Funcionais

São pessoas importantes com papel gerencial dentro da empresa, na área administrativa ou funcional (recursos Humanos, finanças, contabilidade, etc.). Eles possuem sua própria equipe para gerenciar as tarefas, podendo auxiliar em assuntos relacionados ao projeto.

Gerentes de Operações

São gerentes cuja área de atuação é essencial para a organização, como design, fabricação, pesquisa, etc. Eles estão diretamente relacionados com a parte operacional da produção dos produtos e serviços da empresa. Nos projetos eles poderão cuidar de todas as documentações e registros, etc.

Fornecedores/Parceiros Comerciais 

São organizações fora da empresa que disponibilizam produtos ou serviços necessários ao projeto. Podem ser vendedores, empresas contratadas ou mesmo fornecedores. Já os parceiros comerciais fazem uma parceria especial com a empresa do projeto.

As partes interessadas variam de funções e posições ao longo do projeto, assim existem, na escala de importância aqueles que possuem mais autoridades ou responsabilidades. Elas podem ocasionar em prejuízos para o alcance dos resultados do projeto, quando não são identificadas. É preciso, portanto, verificar todas as partes negativas e positivas de um projeto para que seja feito um correto gerenciamento.

Gerente de Projetos

É o gestor que fará a administração para que possam ser cumpridos os objetivos do projeto. Sua função é diferente dos outros tipos de gerente em uma empresa e vai depender da estrutura da organização. Um gerente de projetos, pode trabalhar com o gerente de portfólios ou gerentes de programas na busca de não só atender os objetivos do projeto, mas de toda empresa. Será ele o responsável por garantir o sucesso do projeto. Para ter sucesso em um gerenciamento de projetos é preciso atingir tais objetivos como:

» atingir o prazo do projeto;
» atingir o orçamento estipulado;
» atingir o nível de qualidade;
» ter aceitação do cliente;
» gerenciar as mudanças que ocorrem fora do escopo do projeto;
» respeitar a cultura organizacional.

 

Competências para área de gestão de projetos

Uma pessoa que gerencia projetos deve ter conhecimentos do conjunto de práticas e ferramentas utilizadas em um projeto e também de administração como um todo. Deve ter conhecimento da área em que o projeto será aplicado, bem como os padrões e regras da organização e também saber interpretar o ambiente empresarial e possuir competências gerenciais.

Outro ponto importante para o gerente são o conjunto de conhecimentos para administração do projeto, pois existem técnicas e procedimentos que devem ser seguidos para a eficácia do projeto. Assim, esse padrão é limitado aos projetos individuais e aqueles mais comuns, mas no caso de algo mais específico sobre gerenciamento de portfólios e programas, o gerente deve ter mais conhecimento sobre o assunto.

O gerente também  deve conhecer os fatores ambientais da empresa, tanto interno, quanto externo. Dependendo desses fatores, todo o projeto pode ser influenciado positiva ou negativamente. Eles podem ser:

» a cultura organizacional;
» regulamentação do governo ou das seções da empresa;
» infra-estrutura;
» administração de recursos humanos;
» situação do mercado;
» comunicação, etc.

 

 

Ciclo de Vida do Projeto

O ciclo de vida é representado pelo prazo de início e fim do projeto. São definidas as atividades a serem desempenhadas, o controle, a gestão, a natureza do projeto e sua área de aplicação. Dependo do projeto e da empresa, as atividades deles podem definir como será o projeto. Mas, independente disso, todos os projetos grandes ou pequenos seguem um ciclo de vida comum para que este seja bem gerenciado: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento.

Essa definição seria um visão ampla do projeto que serve para analisar e comparar outros projetos, mesmo quando não existe semelhança. O ciclo de vida possui três características:

1. No início do projeto, os custos com pessoal são baixos e vão aumentando em sua execução e minimizando no término.
2. O controle dos interessados, bem como, seus riscos e incertezas são maiores no início e vão diminuindo ao longo de sua execução.
3. A influência das características finais de um produto do projeto tem uma força grande sobre os custos, no início, e no decorrer vão diminuindo. Mas se surgirem mudanças e erros, para concertá-los haverá aumento nos custos no término do projeto.

Outro ponto é que no desenvolvimento de um produto dentro de um projeto, devem ser seguidas as fases do ciclo de vida de um produto. Normalmente um ciclo de vida de um projeto estará envolvido em ciclos de vida de um produto, portanto, para os casos em que existe um serviço ou resultado para ser alcançado, deve-se seguir um ciclo de vida adequado para ambos.

Fases do projeto

As fases de um projeto irão variar e não há uma estrutura adequada para todos os projetos. Existem organizações que padronizam métodos para a elaboração de seus projetos, assim como seu gerenciamento. Nas fases são consideradas:

Governança do projeto ao longo do ciclo de vida

É feito o inspeção e segurança para a realização do projeto. O gerente de projetos e sua equipe devem definir todos os passos necessários para sua execução, como: função de cada pessoa, recursos que serão utilizados, as técnicas e as fases envolvidas no projeto.

Relação entre fases

Projetos que possuem várias fases em sua composição devem ter um controle adequado para atingir os resultados desejados. Essas relações podem ocorrer em diferentes etapas de um projeto e também, mais de uma relação das citadas abaixo, durante o ciclo de vida do projeto. Na relações entre as fases existem três tipos:

1. Relação Sequencial - uma fase só inicia depois que a outra acabar;
2. Relação Sobreposta - a fase se inicia, antes do fim de outra;
3. Relação Iterativa - planejamento de apenas uma fase, sendo a próxima feita a medida da execução do trabalho.

Trabalho de Projeto e Trabalho Operacional

Para atingir os objetivos da organização existe um trabalho feito pelos funcionários. Esse trabalho poderá ser:

» Trabalho de projeto - tipo de trabalho que não acaba após atingir os objetivos, mas seguem novos objetivos para sustentar o planejamento estratégico da empresa.
» Trabalho de operações - tipo de trabalho contínuo e repetitivo presentes nas organizações ao longo do tempo. Esses trabalhos sustentam a execução dos projetos, pois essas áreas se comunicam entre si na busca de atingir os objetivos do projeto. Ambos os trabalhos irão depender da origem do projeto.

 

 

Áreas do Conhecimento em Gestão de Projetos

No gerenciamento de projetos existem nove etapas que são seguidas de acordo com o tipo de projeto e os objetivos da organização. Cada etapa está definida de acordo com o Guia PMBOK.

Gerenciamento de integração do projeto

É nessa fase que serão definidos os processos e atividades para a execução dos grupos de processos de gerenciamento. Assim, as ações executadas aqui irão ser primordiais para a conclusão do projeto e é necessário administrar os recursos, os objetivos e alternativas que limitem o projeto, bem como, administrar a dependência entre as outras áreas. Veja as etapas que são realizadas:

» desenvolver o termo de abertura (documentação para a realização do projeto);
» planejamento do projeto;
» orientar e gerenciar a execução do projeto;
» monitorar e controlar;
» realizar o controle integrado de mudanças;
» encerrar o projeto ou a fase.

Gerenciamento do escopo do projeto

Essa fase é representada pelas etapas importantes para certificar que o projeto possui todas as atividades para sua elaboração. O escopo pode ser de um produto, na descrição das características e funções de um produto, resultado ou serviço. No escopo do projeto, as atividades necessária para a entrega do produto, serviço ou resultado devem estar com suas características e funções definidas. Assim, as etapas realizadas para  o gerenciamento do escopo do projeto são:

» coletar requisitos;
» definir escopo;
» criar a Estrutura Analítica do Projeto (EAP);
» verificar o escopo;
» controlar o escopo.

Gerenciamento do tempo do projeto

Essa fase possui as etapas importantes para gerenciar o prazo de finalização do projeto. Cada processo citado abaixo irá interagir  com os outros e na prática podem ser definidos aleatoriamente ou seguidos nessa ordem. As ferramentas e técnicas para a elaboração dos seguintes métodos são diferentes e há todo um trabalho de planejamento da equipe:

» definição de atividades;
» sequenciar as atividades;
» estimar os recursos das atividades;
» estimar a duração das atividades;
» criação de um cronograma;
» controle do cronograma.

Gerenciamento dos custos do projeto

Nessa fase são analisados as estimativas, orçamentos e controle dos custos do projeto para que ele esteja dentro do orçamento especificado. Para isso, deve haver um planejamento da equipe de gerenciamento para a execução do projeto, essa etapa é definida durante o ciclo de vida do projeto. Os métodos utilizados para o gerenciamento são:

» estimar os custos;
» determinar o orçamento;
» controlar os custos.

Gerenciamento da qualidade do projeto

Nessa fase são gerenciados os métodos e atividades da empresa que definem as políticas de qualidade, os objetivos e responsabilidades com o objetivo do projeto. Os métodos envolvidos são:

» planejar a qualidade (definição dos padrões de qualidade do produto ou projeto);
» realizar a garantia da qualidade;
» realizar o controle da qualidade.

Gerenciamento dos recursos humanos do projeto

Nessa etapa será gerenciado os métodos de organização e administração da equipe do projeto (pessoas com funções definidas para a realização do projeto). É essencial que o grupo participem como um gerador de opiniões, pois isso será importante durante o planejamento do projeto. Assim, a equipe do projeto (subgrupo da equipe de gerenciamento de projeto) é responsável por executar atividades de gestão e liderança. Os métodos utilizados para o gerenciamento são:

» desenvolver o plano de recursos humanos;
» mobilizar a equipe do projeto;
» trabalhar as competências da equipe do projeto;
» administrar a equipe.

Gerenciamento das comunicações do projeto

Etapa responsável pelo gerenciamento dos métodos que garantirão que as informações dos projetos sejam organizadas e distribuídas de maneira adequada. Os gerentes de projeto devem estabelecer uma comunicação eficaz com os membros da equipe e as outras pessoas interessadas no projeto. É preciso ter as habilidades necessárias para essa comunicação, além de entender os diferentes níveis de comunicação. Os métodos utilizados são:

» identificar as pessoas interessadas;
» planejar as comunicações;
» distribuir informações;
» gerenciar as expectativas das pessoas interessadas;
» coletar e repassar informações sobre desempenho.

Gerenciamento de riscos do projeto

Os riscos serão sempre futuros, pois é difícil prevê-los. Para que uma empresa possa ter sucesso nesse gerenciamento é preciso haver um foco no projeto e também conhecer os riscos que podem levá-lo ao insucesso. É necessário fazer o correto gerenciamento para que as outras etapas do projeto não sejam afetadas. No gerenciamento de riscos deve-se administrar os métodos que incluem o planejamento, identificação, análise, feedback e controle dos riscos do projeto. Ele tem por objetivo aumentar as chances de resultados positivos ao invés de negativos do projeto. Os métodos utilizados são:

» planejar o gerenciamento de riscos;
» identificar os riscos;
» realizar a análise qualitativa dos riscos;
» realizar a análise quantitativa dos riscos;
» planejar as respostas aos riscos;
» monitorar e controlar os riscos.

Gerenciamento de aquisições do projeto

Nesse gerenciamento são essenciais os métodos para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados de fora da organização para a realização do projeto pela equipe. São envolvidos os contratos entre comprador e fornecedor, assim a equipe do projeto deve assegurar que todas as aquisições atendem as necessidade específicas do projeto e ao mesmo tempo cumpram as políticas de aquisição da organização. Os métodos para gerenciamento das aquisições são:

» planejar as aquisições;
» realizar as aquisições;
» administrar as aquisições;
» encerrar as aquisições.

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