O que é Gestão Documental?
Gestão Documental é um conjunto de normas, procedimentos e métodos de trabalho que permitem a tramitação, produção, avaliação, uso e arquivamento de documentos oficiais. Suas principais funções são: fornecer evidências, condução transparente das atividades e controle de informações.
Relativa à Gestão Documental, a Constituição Federal prevê, em seu Artigo 216, Parágrafo 2º:
Origem e Objetivos da Gestão Documental
Considerando-se as exigências do amplo acesso às informações do governo, e com a prioridade de se racionalizar e simplificar esse procedimento, algumas normas foram estabelecidas para que garantisse agilidade e precisão na recuperação de documentos e eliminação daqueles cujos valores estivessem esgotados.
Para isso, parâmetros técnicos de gestão documental foram determinados para a produção, tramitação, avaliação, uso e arquivamento de documentos. Essa medida contribuiu para o atendimento eficaz às demandas da sociedade, no que diz respeito à transparência e acesso rápido e facilitado às informações do governo.
Segundo o livro “Gestão Documental Aplicada”, de Ieda Pimenta e Hilda Delatorre, a Gestão Documental tem por objetivos:
- Assegurar o pleno exercício da cidadania;
- Agilizar o acesso aos arquivos e às informações;
- Promover a transparência das ações administrativas;
- Garantir economia, eficiência e eficácia na administração pública ou privada;
- Agilizar o processo decisório;
- Incentivar o trabalho multidisciplinar e em equipe;
- Controlar o fluxo de documentos e a organização dos arquivos;
- Racionalizar a produção dos documentos;
- Normalizar os procedimentos para avaliação, transferência, recolhimento, guarda e eliminação de documentos;
- Preservar o patrimônio documental considerado de guarda permanente.
Princípios Arquivísticos
Conhecidos por serem um marco principal que diferencia a arquivística de outras ciências documentárias, os princípios arquivísticos são divididos em:
Princípio da Proveniência
De acordo com esse princípio, os arquivos devem ser organizados de acordo com as atividades exercidas pela instituição, fixando a identidade do documento ao seu produtor ou ao profissional responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Os arquivos não devem ser misturados aos outros de origem distinta, respeitando-se a sua individualidade dentro de um contexto orgânico de produção.
Princípio da Organicidade
Os conjuntos documentais são um reflexo do que representam as relações administrativas orgânicas; portanto, o princípio da organicidade diz respeito ao espelho da estrutura, funções e relações internas e externas de uma entidade, gerados pelos arquivos.
Princípio da Unicidade
Em função do contexto em que foram produzidos e independente de sua forma, gênero, tipo ou suporte, os documentos de arquivo são caracterizados pela propriedade de conservar um caráter único.
Princípio da Indivisibilidade ou Integridade
Destruição não autorizada ou qualquer forma de dispersão indevida devem ser evitados, de acordo com o princípio de integridade, que defende que os fundos de arquivo devem ser preservados.
Princípio da Cumulatividade
De acordo com esse princípio, o arquivo possui três características em sua formação, como ser progressivo, natural e orgânico.
Fases da Gestão
A gestão de documentos se divide em três fases básicas, são elas:
Produção de documentos (1ª Fase)
Esta fase trata da elaboração de documentos, de acordo com atividades específicas executadas por um órgão ou setor. Prioriza-se a criação de documentos úteis e descarta-se a produção dos que não são essenciais, diminuindo a quantidade a ser manuseada, armazenada, controlada ou eliminada, possibilitando o uso adequado de alguns recursos como a automação e a reprografia.
Utilização de documentos (2ª Fase)
O fluxo percorrido pelos documentos é um exemplo desta fase, pois esse processo é fundamental para que a sua função administrativa seja cumprida. A guarda desses documentos, logos após cessar seu trâmite, também é um exemplo desta fase.
Destinação de documentos (3ª Fase)
Nesta fase se decide quais documentos devem ser eliminados e quais serão preservados, baseando-se em análise, seleção e fixação de um prazo de guarda.
Níveis de Aplicação
São quatro os níveis em que a aplicação de um programa de gestão de documentos pode ser desenvolvida. São eles:
Nível mínimo
Nesse nível, é estabelecido que o órgão deve, como base em procedimentos, reter e eliminar documentos, assim como recolher aqueles que possuem valor permanente, de acordo com a instituição arquivística pública.
Nível mínimo ampliado
Serve de complemento ao nível mínimo, existindo de um a mais centros de arquivamento intermediário.
Nível intermediário
Nível mínimo e ampliado estão juntos nesta categoria que adota programas básicos para elaboração e gestão de formulários, além de correspondência e implantação de sistemas de arquivos.
Nível máximo
Todas as atividades acima descritas estão inclusas nesse nível, que é complementado por gestão de telecomunicações, diretrizes administrativas e utilização de recursos da automação.
Modelos de Gestão Documental
Existem alguns modelos de arquivos estabelecidos para a realização de atividades pertinentes à instituição, por exemplo: formulário de proposta de atualização da tabela de temporalidade e/ou plano de classificação documental; modelo de espelho que acompanha documentos para arquivo; termo de transferência de documentos; relação de eliminação de documentos; termo de eliminação de documentos; edital de ciência de eliminação de documentos e termo de retirada de documentos.
Gestão de Arquivos Correntes
O desenvolvimento de atividades internas rotineiras de uma instituição requer a existência de documentos correntes. Consequentemente, a classificação, o registro, autuação, controle da tramitação, expedição e o arquivamento facilitam o acesso às informações que se encontram contidas neles. Tais operações técnicas caracterizam o que se pode chamar de serviços de gestão de documentos correntes.
Definições e Conceitos Básicos da Gestão Documental
Documento
Qualquer informação registrada, independente do formato ou suporte, é conhecida como documento. Há dois tipos: O Documento eletrônico – registro no meio eletrônico e que existe apenas no mundo virtual – e o Documento físico – informações geralmente registradas no papel.
Processo
Quando um documento avulso ou o conjunto deles são autuados e implica responsabilidade administrativa, técnica, ou financeira, com o objetivo de esclarecer um determinado assunto. É instruído por despachos ou inserção de outros documentos de análise, informações e decisões, durante a sua tramitação.
Recebimento de documentos
Quando o documento ou processo passa pela primeira etapa de tratamento, dá-se o nome de recepção.
Trâmite
O Trâmite é definido por toda a movimentação realizada por um processo ou documento, de uma unidade para outra, interna ou externamente.
Autuação
A partir do momento em que um processo é criado, ocorre a autuação. Essa ação geralmente decorre de um documento avulso.
Juntada
União de um processo a outro, ou a um documento avulso com NUP.
Arquivamento
Nome que se dá ao conjunto de documentos que são produzidos e recebidos, de acordo com o exercício de atividades por instituições públicas ou privadas, independente da natureza ou suporte deles, sendo mantidos em um local apropriado.
