Elaborar Tabela de Temporalidade
Para início de questão, conheça os princípios que irão ajudar na hora da construção da tabela de temporalidade:
Teoria das Três Idades: teoria responsável por determinar parâmetros gerais para arquivamento e destino dos documentos.
No processo de avaliação do documento deve ser considerado a finalidade para sua criação e identificar os valores apropriados, de acordo com seu potencial de uso. Os valores podem ser:
» Valor Primário – utilizados na administração do órgão, devendo ser definido prazos para guarda, armazenamento anterior à eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Ou seja, período em que o documento terá utilidade para fins legais, fiscais ou administrativos.
» Valor Secundário – uso dos documentos para outras finalidades, além da finalidade dada inicialmente. Existe o:
» Probatório – aqueles que comprovarão o funcionamento, as atividades e a existência da instituição.
» Informativo – aqueles que possuem informações importantes para fins de estudo ou pesquisa.
Dentro dessa metodologia, deve-se levar em consideração as funções e atividades praticadas pelos órgãos públicos, baseando-se na informações dos documentos, pois a partir disso, pode-se fazer uma análise segura.
Como proceder na elaboração da tabela?
Para que a tabela seja elaborada, os órgãos devem indicar uma Comissão Permanente de Avaliação composta por arquivistas, servidores com conhecimento de toda documentação, historiadores, profissionais de área jurídica, economistas, sociólogos e outros que possam colaborar.
Essa comissão fará a orientação, avaliação, adaptações necessárias e revisões para que a tabela esteja completa para a aprovação por uma instituição arquivística pública. Eles também deverão indicar um grupo de trabalho que farão o levantamento de dados, dos conjuntos documentais, entrevistas com servidores relacionados à área de documento, processamento de informações e preenchimento da tabela. Após isso, a proposta será encaminhada para a Comissão Permanente de Avaliação, para verificação dos prazos e destino, aprovação e encaminhamento da tabela para uma instituição arquivística para aprovação.
A partir dessa aprovação, os funcionários relacionados à área arquivística deverão ser treinados para aplicar e analisar corretamente a tabela. As especificações dentro da categoria de “Observações” na tabela de temporalidade serão relativas à documentos permanentes de administração geral, organização e funcionamento, recursos humanos, com prazos específicos. Veja:
- De acordo com às atividades-meio, os documentos permanentes são aqueles relacionados a administração geral (projetos, políticas e planos;programas de modernização; relatórios de atividades; acordos, convênios e ajustes; ações judiciais; normas e regulamentos, etc.
- Também consideram-se permanentes os que se relacionam com à organização e funcionamento (regimentos; estatutos; organogramas; divulgação e campanhas do órgão, etc.)
- Documentos ligados à àrea de Recursos Humanos terão o prazo de 52 anos para consulta, de acordo com o período especificado pelo órgão relativo à aposentadoria:
» 35 anos – período relativo ao tempo de contribuição do servidor;
» 17 anos – de acordo com o período de aposentadoria compulsória 70 anos, conforme a Constituição Federal.
- Com prazos de guarda de 100 anos para documentos relativos a assentamentos individuais, pensões e aposentadorias, de forma a atender as necessidades de pensionistas e prováveis descendentes.
- Com relação ao valor secundário, os documentos relativos à Recursos Humanos, os conjuntos de documentos permanentes (tabelas, quadros e políticas de pessoas; documentos sobre as diretrizes do órgão; documentos sobre hábitos e costumes; prêmios; reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios; relativos à movimentos reivindicatórios de servidores).
- Pelo fato dos documentos financeiros necessitarem de julgamento dos tribunais de contas deverão estar na fase corrente até a aprovação das contas e mais 5 anos na fase intermediária, conforme legislação.
- Os documentos relacionados à execução financeira, como prestação de contas, balanços, estímulos creditícios, etc., que comprovam as receitas e despesas financeiras do órgão terão valor permanente.
- Para os documentos orçamentários são considerados valores permanentes (proposta orçamentária; orçamento aprovado pelo governo; documentos relativos a execução orçamentária.).
- Documentos relativos a material e patrimônio, terão valor permanente, aqueles que resguardam direitos patrimoniais (inventários de material permanente; inventários de bens imóveis, veículos e semoventes; escrituras de bens imóveis; desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de domínio; projetos, plantas e obras de bens imóveis.).
- Documentos relativos à documentação e informação terão valor permanente (inventários de documentação bibliográfica; normas, projetos, manuais e instrumentos; política interna de acesso aos documentos de arquivo; análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade; termos de eliminação e guias de recolhimento; programas, sistemas e manuais de informática.)
- Documentos relacionados a assuntos diversos terão valor permanente aqueles pertencentes ao planejamento e programação de eventos promovidos pelo órgão, assim como discursos, palestras, etc. Se não houver a existência dos documentos originais no órgão, a cópia será recolhida, como uma fonte única da informação.
