A teoria das três idades divide os documentos em 3 tipos, de acordo com o tempo de vida. Essa teoria determina a aplicação do arquivo e a destinação de cada documento.
- Corrente: É arquivo ativo, de uso frequente, geralmente uso administrativo. E a única idade obrigatória pela qual passam todos documentos, que podem migrar tanto para fase intermediaria, quanto para fase permanente.
- Intermediário: É arquivo semi-ativo, de uso administrativo. É o limbo, na qual os documentos tanto podem voltar para a fase corrente, como migrar para a fase permanente.
- Permanente: É arquivo inativo, de valor histórico, que será recolhido. Jamais será eliminado, emprestado ou passará para fases anteriores.
